생성형 AI가 빠르게 확산되면서 중소기업 경영자들의 고민도 달라지고 있다. 몇 년 전까지 디지털 전환이 일부 기업의 혁신 과제였다면 이제 AI 활용은 생산성과 경쟁력을 좌우할 현실적인 경영 의제로 들어오고 있다.
하지만 직원들에게 생성형 AI 서비스를 제공한다고 해서 기업의 AI 전환, 즉 AX(AI Transformation)가 완성되는 것은 아니다. 중요한 것은 AI 프로그램을 몇 개 사용하는지가 아니라 기업의 업무 구조 자체가 얼마나 달라졌느냐다.
중소기업에 필요한 AX는 기술 경쟁이 아니라 ‘일하는 방식의 재설계’에서 시작될 가능성이 크다.
■ 직원이 AI를 쓰는 것과 회사가 AI로 움직이는 것은 다르다
직원이 AI를 이용해 이메일을 작성하거나 보고서를 요약하는 것도 생산성 향상에 도움이 된다. 그러나 이는 개인의 AI 활용에 가깝다.
기업 차원의 AX는 고객 문의가 들어오고, 견적이 만들어지고, 주문이 생산과 재고에 연결되고, 매출과 회계자료가 경영정보로 전환되는 일련의 과정에 AI와 자동화가 결합되는 것을 의미한다.
예를 들어 영업사원이 고객 상담 내용을 일일이 정리하는 대신 AI가 상담내용을 분석해 CRM에 기록하고 후속 업무를 생성한다면 개인의 편의를 넘어 회사의 업무 프로세스가 달라진다.
■ AX의 첫 단계는 AI 도입이 아니라 ‘업무 분해’
중소기업이 AX를 추진할 때 가장 먼저 해야 할 일은 비싼 솔루션을 구입하는 것이 아니다. 현재 직원들이 어떤 일을 반복하고 있는지를 찾아내는 것이다.
견적서 작성, 발주, 재고확인, 고객문의 대응, 회의록 작성, 계약서 관리, 세금계산서 처리, 영업보고 등 기업 내부에는 생각보다 많은 반복 업무가 존재한다.
이 업무들을 ‘사람의 판단이 반드시 필요한 일’과 ‘규칙에 따라 자동화할 수 있는 일’, ‘AI가 보조할 수 있는 일’로 구분하면 AX의 출발점이 보인다.
결국 AI 도입 전에 필요한 것은 업무 프로세스의 가시화다.
■ 중소기업의 AX 목표는 ‘사람을 줄이는 것’이 아니다
AI와 자동화를 이야기하면 인력감축부터 떠올리기 쉽다. 하지만 인력이 부족한 중소기업에서는 오히려 반대 관점이 필요하다.
직원이 반복적인 행정업무에서 벗어나 고객관리, 제품개발, 영업, 품질관리처럼 사람이 더 잘할 수 있는 업무에 시간을 투입하게 만드는 것이다.
대표 역시 마찬가지다. 매일 직원에게 매출과 재고를 물어보는 대신 필요한 경영정보가 자동으로 정리되고 이상징후를 AI가 알려준다면 대표의 의사결정 속도도 달라질 수 있다.
중소기업 AX의 경쟁력은 최첨단 AI를 얼마나 많이 도입했는지에 있지 않다. 작은 자동화부터 시작해 기업 전체의 업무 흐름을 얼마나 효율적으로 연결했는지가 중요하다.
결국 AX의 핵심 질문은 “우리 회사도 AI를 도입해야 할까?”가 아니다. “우리 회사에서 아직도 사람이 반복하고 있는 일은 무엇인가?”에서 시작해야 한다.
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